DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI

1.      Pengertian Sruktur dan Desain Organisasi

Proses untuk menciptakan struktur dan pengambilan keputusan tentang alternatif struktur disebut desain organisasi. Pembentukan struktur organisasi dihadapkan pada dua hal, yaitu diferensiasi atau pembagian tugas diantara anggota organisasi, dan integrasi atau koordinasi dalam pembagian tugas tersebut. Struktur organisasi membahas bagaimana cara organisasi membagi tugas  diantara anggota organisasi dan menghasilkan koordinasi diantara tugas-tugas tersebut. Ada lima keputusan desain yang diperlukan untuk menciptakan struktur organisasi yaitu :

a.    Pembagian tugas (division of labor).

Manfaat mengorganisasikan tugas adalah kelompok orang yang bekerja sama dalam suatu pembagian kerja mampu menghasilkan lebih dari yang mereka hasilkan sendiri. Hal penting dalam pembagian kerja adalah sejauh mana tugas-tugas harusnya dispesialisasikan. Keputusan tingkat spesialisasi yang tepat adalah keputusan desain yang penting karena akan berdampak pada efektivitas organisasi.

b.    Departementasi

Merupakan proses mengkombinasikan tugas ke dalam kelompok-kelompok atau departemen-departemen. Derajat kesamaan dari tugas yang ada dalam satu departemen adalah hal pokok.   Tugas dapat dikelompokan (dasar-dasar departementasi) dalam beberapa kriteria yaitu :

·      Departementasi fungsional.

Merupakan metode yang paling efektif. Tugas yang sejenis dan saling  terkait dapat dikelompokkan dalam departemen yang sama.  Kelebihannya adalah meningkatkan keahlian, memungkinkan penggunaan sumber-sumber secara maksimal, mendorong penggunaan keahlian dan peralatan tertentu, komunikasi dan prestasi meningkat. Kelemahannya adalah mengurangi komunikasi dan kerja sama antardepartemen sehingga menimbulkan perspektif sempit.

·      Departementasi atas dasar produk.

Terdiri dari kombinasi ke dalam suatu tugas departemen yang meliputi memproduksi produk-produk sejenis. Biasanya terjadi pada perusahaan besar yang sulit untuk mengkoordinasikan beraneka ragam departemen fungsional. Misalnya PT Astra Internasional. Keunggulannya adalah menciptakan koordinasi dan pemusatan usaha memproduksi secara efektif, berorientasi pada konsumen, dan pekerja lebih kohesif. Kelemahannya keahlian dan sumber-sumber tidak dimanfaatkan secara optimal.

·      Departementasi atas dasar wilayah.

Organisasi menggunakan geografis sebagai dasar departementasi, jika organisasi tersebar di area geografis yang luas untuk unit yang sama. Keunggulannya adalah mengurangi permasalahan yang diakibatkan oleh jarak, seperti kesulitan komunikasi, pengamatan dan keputusan yang mendesak.

·      Departementasi atas dasar pelanggan.

Mengelompokan tugas dengan mengorganisasikannya sesuai dengan pelanggan yang dilayani. Terutama jika pelanggan memiliki kategori dan kebutuhan dari masing-masing kelompok yang  berbeda secara signifikan.

c.       Rentang kendali.

Organisasi dengan rentang kendali luas  memiliki sedikit tingkat hirarki, banyak orang berada dibawah sehingga terbentuk struktur organisasi datar (flate), sedang pada rentang kendali sempit, manajer hanya membawahi beberapa bawahan, terbentuk struktur organisasi yang tinggi.

d.      Delegasi wewenang.

Berkaitan dengan sejauh mana wewenang pengambilan keputusan tersebar dalam hirarki organisasi, jika tersebar secara luas maka disebut desentralisasi, sedangkan jika hanya ada di tingkat atas maka disebut sentralisasi. Organisasi yang relatif kecil dan karyawan tidak banyak, serta tugas tidak begitu kompleks biasanya menerapka sentralisasi.

e.      Mekanisme koordinasi.

Organisasi harus mengintegrasikan berbagai aktivitas dan orang dalam organisasi. Ada tiga metode yang dapat digunakan untuk melakukan koordinasi, yaitu :

·      standardisasi proses kerja.

·      standardisasi hasil.

·      standardisasi keahlian.

2.      Teori Desain Organisasi

Struktur organisasi yang sangat kontras yaitu desain organisasi mekanistik dan desain organisasi organik. Lingkungan eksternal berkaitan dengan struktur organisasi. Ketika lingkungan eksternal stabil, internal organisasi dikelola dengan peraturan, prosedur dan hirarki wewenang yang jelas. Semua keputusan manajerial dibuat pada tingkat puncak, dan sentralisasi wewenang yang kuat, atau struktur organisasi mekanistik. Namun jika organisasi menghadapi perubahan lingkungan  yang cepat, memiliki struktur organisasi yang berbeda, organisasi bersifat adaptif dan spontan. Aturan umumnya tidak tertulis, hirarki wewenang tidak jelas, dan wewenang pengambilan keputusan tersebar luas, maka disebut struktur organisasi organik.

2.1  Struktur Organisasi Birokratik.

Struktur organisasi birokratik merupakan contoh dari struktur organisasi yang sangat mekanistik. Secara singkat birokrasi adalah sekumpulan atau serangkaian pengorganisasian kantor atau organisasi dengan cermat, dengan melaksanakan fungsi spesialisasi sesuai dengan kejelasan peran dan prosedur.

Struktur birokrasi memilki karakteristik sebagai berikut :

·      Pembagian kerja atas dasar spesialisasi fungsional.

·      Penentuan hirarki wewenang dengan baik.

·      Sistem aturan mengatur hak dan kewajiban pekerja.

·      Hubungan bersifat impersonal.

·      Promosi dan seleksi didasarkan pada keahlian yang kompeten.

·      Komunikasi dan catatan tertulis.

Kelebihan Struktur Organisasi Birokrasi :

1.      Efisiensi secara teknik.

2.      Mengurangi popularitas.

3.      Prestasi dapat diperkiraan.

4.      Keamanan kerja.

5.      Kompeten secara teknis.

6.      Meminimalkan kebutuhan akan pengarahan.

7.      Menghindari tindakan menuruti kata hati.

Kelemahana Struktur Organisasi Birokrasi :

1.      Perilaku kaku.

2.      Kepribadian birokratis.

3.      Menentang perubahan.

4.      Prinsip perlahan-lahan.

2.2  Struktur Organisasi Sistem Empat.

Struktur Organisasi Sistem Empat memiliki karakteristik sbb :

·      Gaya pertama, eksploitatif/otoritatif, bercirikan ancaman hukuman, sikap bermusuhan, komunikasi ke bawah, dan ketidakpercayaan, semua keputusan dan penetapan tujuan ditetapkan oleh manajer puncak.

·      Gaya kedua, benovelen/otoritatif, agak kurang mengancam/bermusuhan, manajemen lebih baik hati tapi semua keputusan dan penetapan tujuan ada di bawah kendali manajer puncak.

·      Gaya ketiga, konsultatif, melibatkan koordinasi dengan bawahan, gagasan dan kepentingan karyawan dipertimbangkan dalam pengambilan keputusan dan penetapan tujuan dengan pembatasan.

·      Gaya keempat, sistem partisipasi/orientasi kelompok, merupakan kondisi ideal, meliputi saluran komunikasi terbuka, tanggung jawab dan inisiatif yang luas sebagai bagian dari individual, kelompok, proses pengambilan keputusan pada semua tingkatan melalui kelompok, wewenang desentralisasi, partisipasi luas dalam proses penetapan tujuan, dan proses manajemen yang menunjukan tingkat kepercayaan yang tinggi pada bawahan.

3.    Siklus Kehidupan Organisasi

Variabel penting yang mempengaruhi desain organisasi adalah umur atau kematangan organisasi. Struktur organisasi,  gaya kepemimpinan, dan sistem administrasi mengikuti pola perkembangan dan perkembangan dan perubahan yang diperkirakan sejalan dengan kemajuan organisasi.  Ada empat tahapan utama untuk menjelaskan siklus kehidupan  organisasi, yaitu :

Tahap 1 : entrepreneur (kepemimpinan).

Tahap 2 : kolektivitas.

Tahap 3: formalisasi.

Tahap 4: elaborasi.

 
sumber:
http://id.wikipedia.org/wiki/Struktur_organisasi